A. Pengertian surat masuk dan surat keluar
Surat masuk ialah surat yang diterima oleh suatu organisasi / perusahaan yang berasal dari seseorang atau darinsuatu organisasi.
sedangkan surat keluar ialah surat yang dikeluarkan/ dibuat suatu organisasi/ perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain.
Manfaat penanganan surat :
1. Surat akan tercatat dengan baik
2. Prosesur penanganan surat jelas
3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah di temukan
4. Rahasia akan terjaga
B. Pola kegiatan Administrasi
1. Pola sentralisasi
Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat.
2. Pola desentralisasi
Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seseorang sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi kantor pada unit masing-masing.
C. Perlengkapan Dalam Penanganan Surat
Beberapa macam perlengkapan yang harus tersedia dalam kegiatan penanganan surat :
1. Baki surat
2. Buku agenda surat masuk dan keluar
3. Kartu kendali
4. Secretaries desk file
5. Alat tulis
6. Kertas dan amplop
7. Alat pembuka surat
8. Stempel
9. Buku ekspedisi dan formulir tanda terima
10. Lembar disposisi
D. Prosedur Pencatatan surat masuk Sistem buku agenda
1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat
3. Pencatatan surat
4. Pengarahan Surat
5. Penyampaian Surat
6. Penyimpanan Surat
E. Penanganan surat keluar sistem buku agenda
Alasan dibuat surat keluar :
1. Merupakan jawaban dari adanya surat masuk pertama
2. Merupakan kebutuhan misalnya untuk keperluan pelaksanaan kegiatan
3. Memberikan informasi misalnya surat pemberitahuan dan surat edaran
a. Pembuatan Konsep Surat
b. Persetujuan Konsep Surat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar